Wie viele andere Unternehmen kämpfte auch das Pflegezentrum Sihlsana in Adliswil mit einer unübersichtlichen Dokumentenorganisation.

Die damit einhergehende Unsicherheit seitens der Benutzer führte dazu, dass die Mitarbeiter die für sie wichtigen Dokumente zusehends auf ihren eigenen PC’s speicherten, was natürlich auch nicht im Sinne des Unternehmens ist.

Um das Problem zu lösen, suchte die Geschäftsleitung eine innovative, digitale Dokumentenverwaltung, die als Cloud-Service nutzbar und aus Datenschutzgründen in der Schweiz angesiedelt sein sollte. Die Lösung sollte über den Browser und mobile Devices zugänglich sein und die Möglichkeit bieten, Berechtigungs- und Aufbewahrungsrichtlinien der Dokumente einheitlich festzulegen.

All diese Wünsche konnten wir Sihlsana mit Swiss Content Cloud erfüllen. In mehreren Workshops erarbeiteten wir die zukünftigen Rahmenbedingungen, sortierten und untersuchten die bestehenden Papierdokumente und digitalisierten alle von der Geschäftsleitung gewünschten Unterlagen.

Heute verfügt das Pflegezentrum Sihlsana insgesamt über mehr als 600 konsistente und sich selbst pflegende Dossiers für jeden seiner Mitarbeiter, Bewohner und Mieter.

Berechtigungen, Aufbewahrungszeiten und Ablagestruktur sind definiert und werden den einzelnen Dokumenten automatisch zugewiesen. Schliesslich wurde eine Schnittstelle zum bestehenden Administrationssystem realisiert, welche es erlaubt administrative Änderungen ohne weitere Eingriffe auch in Swiss Content Cloud zu repräsentieren.